近期，山东出口商品（中东欧）云展会顺利落幕，这是山东省商务厅举办的首个线上展会，标志着山东出口商品云展会活动正式启动。此次展会承办方山东百特国际商务会展有限公司的国际会展部总经理颜平接受经济日报-中国经济网采访时表示，因企业此次参展是免费的，一些初次接触的企业一度误以为他们是骗子。
“我们是山东省商务厅的境外服务单位，每年组织近千余家中小企业海外参展。”中东欧展会在线下已成功举办过7届，今年首次采用线上模式，“之前每年固定在匈牙利布达佩斯举办，中欧商贸物流合作园区是我们的外方合作单位。此次中东欧云展会也是双边合作的结果。我们主要负责在山东的组展和企业培训，外方合作单位帮我们组织部分买家。”颜平说。
“参展商大多是生产型的外贸企业，他们对产品的包装、加工、上线和宣传并不是特别擅长。所以我们在软件的使用、英语、视频制作等方面都对企业做了集体线上培训。”颜平还告诉记者，为了保证此次云展会取得最佳效果，他们提前组织了三场模拟会议。“如果有企业在模拟会议上呈现效果不理想，我们会私下将问题一一告诉他，让他们加以修饰。直到第二场会议前的上午，我的同事还在跟一个企业沟通与会细节。”
此次发给企业的参展指南写得十分详尽，几乎可以称得上是手把手教学。其中一个细节是提醒大家将联系方式用彩色粗笔写在大纸板上，以便对方看清并记录。这种“班主任”式的关怀令人印象深刻。“我们之所以能够做到这么细心地提醒企业这些细节，也是缘于我们往年组织中小企业出国参展的经验，出国时注意事宜也比较多。这次就是把原先的线下工作转到线上了。”
此次中东欧云展会的企业对接每场被严格控制在在15分钟以内。对此，颜平说出了他们的考虑。“因为还有下一家企业等着进会议室，所以我们要把时间严格卡在15分钟。我们当时还考虑到信息安全的问题，毕竟我们这次使用的视频会议软件不是我们开发的，我们担心客户展示太多，（信息）会不安全，所以就让展商简单介绍产品，留下联系方式后，回头可以用国外社交软件或邮箱等方式进行沟通。”
“我们还打造了两个线上平台，一个是关于中东欧展会的网站，一个是我们公司今年打造的山东外贸企业平台，参展企业的产品都会陆续上线，利用我们的资源进行海外推广。”颜平说。
接下来百特公司还打算充分利用之前办展积累下来的国内外资源，在中亚、中东欧、墨西哥等地组织和规划更多的云展会。问及云展会需要改进的地方，颜平指出了两个方面: 一个是网络等技术支持，一个是企业的线上展示能力。
“线下会议主要用的是硬件设备，而云展会要实现硬件和软件的互通，还是有挑战的。另外，如果是在中亚办线上展会，网络上我们也要做进一步考虑。”
“企业都有外贸员，具备线下营销能力，但是他们还需探索如何在线上打造和包装自己。”颜平建议道，“有企业在视频展示防疫物资时，让工作人员穿上防护服、带上口罩做演示。我觉得企业可以相互借鉴这种多彩的展示方式，广交会下一步的话应该也会出现很多。”对此，颜平颇为期待。
谈及云展会的优势，颜平认为线上供需双方的匹配对接度会更高。“客户可以通过视频、音频对商品进行全方位的了解，采购商通过互联网就可以看到供应商的实验室、科研中心、加工中心等以前看不到的场景，这极大节省了人力成本，也能打消了一些客户内心的疑虑。”
“线上展会可能会对线下展会产生一定的冲击，但是线下展会本身也有自己的优势，比如人与人面对面的沟通，比较让人信任。我认为线上加线下相结合的发展模式，将会成为未来中国会展业的主流趋势。”颜平说。